Конспекты книг, видеокурсов→ Книги / Тайм - менеджмент /

Следите за своим временем

Скачать файл
Добавил: tdt11
Размер: 498.62 KB
Добавлен: 18.03.2015
Просмотров: 707
Закачек: 9
Формат: pdf
Посмотреть документ в хорошем качестве (с картинками, формулами, таблицами)

Следите за своим временем

Что и как нужно делать, чтобы сделать как можно больше

Джулии-Анн Амос, Jaico Publishing House, 2006 год

О книге:

Большинство  современных  людей  посто-

янно чем-то заняты. Независимо  от рода 

деятельности,  они  постоянно  чувствуют 

на  себе  груз  ответственности  за  множе-

ство  происходящих  событий  и  возложен-

ных на них обязанностей, причем иногда 

в таком объеме, что рабочая жизнь начи-

нает вытеснять личную. В этом случае им 

остается совсем мало времени и сил для 

решения  не  связанных  с  работой  вопро-

сов,  которые  нередко  оказываются  едва 

ли  не  важнее,  чем  протекающие  парал-

лельно рабочие процессы.

Получается, что каждому из нас пригоди-

лось  бы  умение  управлять  насыщенной 

делами и множеством разносторонних яв-

лений жизнью, причем так, чтобы остава-

лось  время  на  реализацию  всех  целей  в 

личной и профессиональной сферах.

Управлять временем, как таковым, нам не 

под  силу.  Вместо  этого  необходимо  нау-

читься  правильно  распределять  время, 

ведь только так можно справиться со всем 

грузом забот и проблем.

В этом Summary:

1. Об эффективном тайм-менеджменте

2. Установление границ

3. Время надо тратить на результаты, а не на усилия

4. Эффективная и действенная расстановка приоритетов

5. Понятие важности и срочности

6. Канцелярская работа и административные функции

7. Как быть с тяжелыми людьми


Из этого Summary вы узнаете

В этой книге читатель может ознакомиться с новыми советами, подсказками и рекоменда-

циями по взвешенному управлению своим временем и научится правильно планировать свой 

день.

Новизна предлагаемой методики заключается в решении двух основных вопросов: «что де-

лать?» и «как делать?». Вы узнаете разницу между эффективностью и действенностью, важ-

ностью и срочностью и научитесь применять свои знания таким образом, чтобы время стало 

вашим лучшим другом, а никак не врагом.

Об эффективном тайм-менеджменте

Если вы не умеете правильно распределять свое время, нужно немедленно научиться это де-

лать. Навыки тайм-менеджмента по степени важности дадут фору любым другим навыкам.

Умение превосходно (или хотя бы достойно) распоряжаться своим временем:

•  освобождает время для тех дел, которые вам по душе;

•  предоставляет большую свободу действий на случай возникновения спонтанных, нео-

жиданных перспектив;

•  оптимизирует процесс принятия решений;

•  укрепляет здоровье;

•  повышает производительность труда, эффективность и действенность;

•  делает из вас человека, с которым легко жить; 

•  делает из вас человека, с которым легко работать; 

•  заставляет чувствовать себя более раскованно;

•  сводит к минимуму любые риски; 

•  снимает стресс.

Установление ограничений

Вы никогда не научитесь правильно распоряжаться своим временем, если не признайте оче-

видный факт: главное здесь – установить ограничения. Вам придется научиться ограничивать 

себя во всем, то есть научиться определять цели, под которые необходимо выделить свое 

время,  дела,  которые  можно  перепоручить  другим,  задачи,  от  выполнения  которые  лучше 

вообще отказаться.

Все ограничения, без сомнений, будут зависеть от того, насколько важным является для вас 

каждое событие, человек или мероприятие, и как много вашего внимания потребуется для 

каждого из них.


Научитесь устанавливать границы для следующих показателей:

•  доступность (готовы ли вы к тому, что вас будет постоянно тревожить, готовы ли от-

зываться на запросы окружающих и т.д.);

•  продолжительность (как много времени у вас уходит на выполнение разных дел);

•  важность (как именно вы расставляете приоритеты);

•  участие (какую часть дел вы берете на себя, а какую – передаете на исполнение дру-

гим);

•  стандарты (насколько хорошо вы выполняете поставленные задачи);

•  срочность (насколько быстро вы выполняете поставленные задачи).

Давайте поочередно рассмотрим каждый из этих показателей и попробуем оценить, каким об-

разом можно развить умение распоряжаться своим временем за счет установки ограничений:

 

Неправильный подход  Правильный подход 

Ограничение 

доступности 

Мне нужно прервать 

текущее занятие, чтобы 

ответить на звонок, 

поговорить с человеком… 

Можно ли сказать, что 

оторваться от данного 

занятия для меня важнее, 

чем продолжить 

заниматься текущим 

делом? В случае 

положительного ответа, 

нужно действительно 

прерваться. В противном 

случае все остальное 

может подождать 

Ограничение 

продолжительности 

Раз уж я начал это дело, 

неплохо бы довести его до 

конца.  

Тот факт, что вы 

приступили к какому-то 

занятию, вовсе не 

означает, что нужно изо 

всех сил пытаться 

завершить его, особенно 

если на горизонте 

появились гораздо более 

важные и срочные задачи.  

Иногда ПРАВИЛЬНЕЕ 

бросить одно дело, чтобы 

заняться другим, которое 

вы на самом деле 

способны завершить. 

Ограничение важности  Важно абсолютно все. 

А вот и нет! Расставьте 

приоритеты и действуйте с 

учетом составленного 

плана.  

Ограничение участия 

Если хочешь, чтобы что-то 

было сделано, лучше 

сделать это самому.  

Невозможно переделать 

все дела. Участвуйте 

только в тех процессах, 

для завершения которых 

требуется ваше участие. 

Пусть остальными делами 

занимаются другие. 

Ограничение 

стандартов 

Если уж приниматься за 

работу, то делать ее 

нужно хорошо.  

Работа должна быть 

выполнена 

удовлетворительно. Вовсе 

необязательно повсюду и 

во всем стремиться к 

совершенству.  

Ограничение 

срочности 

Это не терпит 

отлагательств.  

Или терпит? А что, если бы 

меня не было поблизости?  

Неужели это самая 

срочная вещь, которой 

нужно заняться прямо 

сейчас? Неужели и впрямь 

вы не можете найти 


Время надо тратить на результаты, а не на усилия

Время надо тратить на достижение реальных результатов. Попытки занять себя хоть чем-то 

или постоянно «держать в руках инструменты» приведут лишь к бессмысленной трате ресур-

сов и снижению эффективности труда.

Достижения заставляют людей чувствовать в себе силы и создают мотивацию для совершен-

ствования навыков труда. Любое достижение, пусть даже незначительное,  хорошо само по 

себе, а будучи объединены, они создают мотивацию и стимул для продолжения работы. В 

результате они выступают в роле ступенек к еще более ощутимым достижениям.

При этом, просто выделив на решение задачи больше времени и сил, успеха не добьешься.

Очень часто для иллюстрации этого принципа используется правило 80/20 или принцип Па-

рето. Согласно этому принципу, чаще всего 80 процентов усилий способствуют достижению 

лишь 20 процентов результата. Соответственно 80  процентов всех результатов получаются 

за счет приложения всего 20 процентов усилий.

Что же это означает в приложении к реальности? Проще говоря, большая часть времени и 

сил, которые мы отдаем на достижение цели, тратится впустую – результат от их применения 

оказывается сравнительно небольшим, с учетом размера достигнутой цели.

Соответственно, если подойти к работе с умом, а не просто с использованием «грубой силы» 

–  сделать  упор  на  те  аспекты  работы,  которые  несут  наибольший  результат  или  позволя-

ют проявить максимум производительности, и выключить из процесса или минимизировать 

влияние тех аспектов, которые характеризуются минимальной производительностью, – то в 

результате можно добиться потрясающего, ощутимого повышения эффективности труда.

80% усилий

80% 

результата

20% усилий

20% 

результата


Эффективная и действенная расстановка приоритетов

В основе умения правильно распоряжаться своим временем лежат две вещи: эффективность 

и действенность. Оба понятия имеют жизненно важное значение для того, кто хочет научить-

ся тайм-менеджменту, однако не все в действительности понимают разницу между ними.

Действенность – способность реализовать свою производительность труда, способность до-

стичь поставленных перед собой целей. Если брать этот термин в применении к умению рас-

поряжаться своим временем, то он означает «делать то, что нужно».

Эффективность, с другой стороны, означает способность действовать, используя минималь-

ные усилия. Если брать этот термин в применении к умению распоряжаться своим временем, 

то он означает «делать все так, как нужно».

На представленной ниже таблице указаны варианты использования своего времени с учетом 

показателей эффективности и действенности.

Понятие важности и срочности

Важность и срочность путают столь же часто, как и эффективность и действенность.

Люди, которых просят определить, какую часть задания они предпочитают выполнять в пер-

вую очередь, обычно отвечают, что расставляют приоритеты с учетом важности. И срочности. 

Задумайтесь на минуту. Неужели, если дело действительно важное, оно обязательно должно 

быть срочным? Неужели его на самом деле нужно сделать в первую очередь?

Как показано в следующей таблице, срочные и важные задачи требуют совершенно разного 

подхода. Не существует раз и навсегда прописанных правил того, что и когда следует делать. 

Нужно просто действовать в рамках здравого смысла.

 

Действенно 

Недейственно 

Эффективно 

- правильное выполнение 

правильных действий  

- качественное 

выполнение правильных 

действий  

- качественное 

выполнение 

неправильных действий  

 

Неэффективно 

- неправильное 

выполнение правильных 

действий  

- некачественное 

выполнение правильных 

действий 

- некачественное 

выполнение 

неправильных действий 

 

 

 

Срочно 

Не срочно 

Важно 

Срочные и важные дела 

необходимо выполнять в 

первую очередь, 

поскольку сделать их 

нужно хорошо, а на это 

требуется время. 

Важные, но несрочные 

дела можно отложить на 

некоторое время, пока у 

вас не появится 

возможность сделать их 

должным образом. 

Не важно 

Срочные, но неважные, 

дела надо делать как 

можно быстрее, чтобы не 

«маячили перед глазами».  

При этом надо тратить на 

них минимум времени. 

Несрочные и неважные 

дела можно отложить в 

самый долгий ящик: 

даже если среди них 

попадаются те, которые 

вызывают у вас 

наибольший интерес. 

 


Памятка

•  Старайтесь  поступать  одновременно  эффективно  и  действенно,  причем  как  можно 

чаще.

•  Не путайте важность и срочность.

•  Не откладывайте дела в долгий ящик. Выполнить с некоторым опозданием не означает 

тянуть до последнего.

•  Оценивая поставленные задачи, обязательно определите те из них, которые можно с 

легкость передать в другие руки или же вовсе не выполнять.

Канцелярская работа и административные функции 

Составление подшивок различных бумаг и важных документов, на первый взгляд, кажется 

таким простым занятием, что многие из нас подходят к нему, не особо задумываясь над совер-

шаемыми действиями. Однако чаще всего результатом составления таких подшивок стано-

вится неудобная сортировка документов, из-за чего впоследствии мы теряем немало ценного 

времени.

Создаем дневную подшивку

Заведите себе скоросшиватель с двумя наборами разделителей для документов. Первый дол-

жен содержать цифры от 1 до 31, а на втором должны присутствовать цифры от 1 до 12, по 

одной для каждого месяца в году. Такие разделители можно легко купить в любом магазине 

с канцелярскими принадлежностями.

Допустим, сегодня 1 января. Сначала надо поместить 31 пронумерованный разделитель, а 

следом – разделители для месяцев – начиная с февраля и заканчивая январем. На рисунке 

ниже представлено, как это будет выглядеть.

Каждый раз, как вам понадобится отложить какую-то бумагу до определенной даты, просто 

подшейте ее на определенное число и на соответствующий месяц - 1-31, если речь идет о 

31-м января. После этого вам всего лишь придется ежедневно проверять, какие дела были 

отложены на сегодня.

По окончании месяца просто достаете все бумаги с перечнем дел, запланированных на фев-

раль, и подшиваете их к нужной дате, после чего разделитель с февралем перемещается в 

конец скоросшивателя. Тем самым канцелярский труд будет подчинен цикличному графику, 

и вы никогда ничего не пропустите.


В папку скоросшивателя имеет смысл помещать следующие бумаги и документы: 

•  повестка дня планируемых совещаний;

•  документы, которые вас просили принести на встречу;

•  письма, на которые надо обязательно ответить к определенному сроку;

•  письма, которые следует отослать в определенный день;

•  перечень дел, запланированных на этот день;

•  карты и указания, как добраться до места встречи;

•  заметки, которые вы составили перед совещанием или деловой встречей;

•  приглашения на светские мероприятия.

Памятка

•  По возможности пользуйтесь расстановкой дел по датам.

•  Держите папку у себя перед глазами – например, в ящике, в который заглядываете 

ежедневно.

•  Не забывайте обновлять бумаги – в конечном итоге вы здорово сэкономите себе вре-

мя.

•  По возможности нумеруйте документы или обозначайте их иным образом (скажем, при 

помощи цветных маркеров).

•  Не забывайте читать помещенные в скоросшиватель документы.

•  Перед началом рассортируйте работу.

•  Распределите документы таким образом, чтобы читать не все сразу, а, допустим, взять 

часть с собой и успеть прочесть по дороге от офиса до места встречи или дома. Читайте 

выборочно, исключайте лишнюю информацию.

•  Используйте скоросшиватели, если вам приходится иметь дело с бумагами, выходящи-

ми в определенный час или день.

•  Используйте оптимальный способ подшивки материалов.

•  Следите за подшитыми материалами – не допускайте излишнего скопления ненужных 

документов.

Как быть с тяжелыми людьми

Мир стал бы гораздо проще и понятнее, если б можно было с легкостью определить, что за 

человек стоит перед вами, и вести себя соответствующим образом. Если бы люди делились 

на вполне конкретные категории, если бы каждая личность подпадала под раз и навсегда со-

ставленное описание, было бы существенно легче. К сожалению, нам об этом можно только 

мечтать.

Однако если вести речь об умении распоряжаться своим временем, то часть людей можно 

гарантированно отнести к одной из двух категорий, причем в обоих случаях встреча с ними 

сулит нежелательные проблемы. Чаще всего сюда относятся две противоположности: пер-

фекционисты и волокитчики.

Проблемы с  перфекционистами

Перфекционизм  или  стремление  к  совершенству  во  всем  может  оказаться  неплохим  каче-

ством: общество всегда ценило точность, внимательность к деталям, низкий процент ошибок 


и т.д. Однако склонность к перфекционизму может также мешать развиваться и выполнять 

свою работу, что, в конечном счете, негативно скажется на результатах.

В попытке добиться совершенства во всем вы перестаете ощущать удовлетворение и теряете 

мотивацию. Может получиться так, что вы вовсе перестанете достигать сколько-нибудь за-

метных результатов.

Как распознать склонность к перфекционизму

•  Мышление построено по принципу «все или ничего», весь мир представлен в цветах 

черного или белого. Иными словами, человек полагает, будто на любой вопрос суще-

ствует лишь один правильный ответ.

•  Постоянное опасение, что окружающие выскажут свое неодобрение. 

•  Боязнь допустить ошибку.

•  Излишняя чувствительность к критике и мнению окружающих.

•  Непрерывные попытки отыскать ошибку или недочет. 

•  Сложности с рассмотрением ситуации в перспективе. 

•  Склонность приравнивать поражение к собственной никчемности. 

•  Завышенные ожидания в отношении окружающих.

•  Ощущение, будто, независимо от достигнутого результата, сделано все равно недоста-

точно.

•  Склонность посвящать себя на 100 процентов какому-то делу, иначе все будет обрече-

но на неудачу или последствия могут оказаться самыми непредсказуемыми.

•  Следование в жизни конкретному  набору правил: вся жизнь подчинена тому, что «нуж-

но» сделать, и что делать «нельзя».

•  Отсутствие удовлетворения от любого совершенного действия.

Постановка сложных или

недостижимых целей

Неудача в попытке достижения

целей, которые для старта

оказались слишком тяжелыми

Давление в направлении

достижения цели, что приводит

к снижению продуктивности и

эффективности

Самокритика и самообвинение

Низкое

самомнение

Беспокойство и депрессия

Вера в магию фразы «если я

буду еще сильнее

стараться…»

Новые цели


•  Склонность откладывать завершение работы, чтобы улучшить что-то из уже сделанно-

го или вовсе переделать все с нуля, но правильно.

•  Создание самооценки на основании мнения окружающих.

Как распознать склонность к волоките 

•  Склонность действовать в соответствии с очень низкими стандартами.

•  Склонность легко отвлекаться от дела.

•  Склонность заниматься пустяками или несерьезными задачами с целью отложить или 

отсрочить начало важных дел.

•  Постоянное переключение с одного занятия на другое.

•  Склонность забывать о некоторых событиях в надежде, что все само собой утрясется.

•  Нерешительность.

•  Синдром «ну еще минуточку» – «подождите еще минуту, а уж там я точно начну рабо-

тать».

•  Склонность ставить неприоритетные задачи на первые позиции относительно первоо-

чередных задач.

•  Склонность переоценивать себя: брать на себя слишком многое.

•  Склонность откладывать дела «на потом».

•  Попытка  ставить  определенные  условия  до  начала  работы  из  разряда:  обязательно 

чистый рабочий стол, тишина вокруг, чашечка кофе и т.д.

•  Недооценка времени или сил, необходимых для выполнения задачи, даже в самых оче-

видных ситуациях.

•  Склонность ждать, пока не придет необходимое настроение.

Памятка

•  Относитесь с пониманием к особенностям перфекционистов и волокитчиков, если вам 

приходится с ними работать.

•  Научитесь выявлять в себе признаки перфекционизма.

•  Задайте себе вопрос, насколько адекватным вы считаете такое поведение.

•  Научитесь выявлять в себе признаки волокитчика. Опять же, задайте себе вопрос, на-

сколько адекватным вы считаете такое поведение.

•  Намекните окружающим, что вы не хотите, чтобы вас прерывали посреди работы. Если 

намек не будет понят, научитесь быстро разбираться с любыми попытками нарушить 

ход вашей работы.

•  Научитесь быть вежливым, даже если вы жестко выбиваетесь из графика по времени и 

порой чувствуете в себе желание никого не видеть и не слышать.