Материалы для студентов→ Курсовая работа /

АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АКБ ОАО «Связь-Банк»

Скачать файл
Добавил: fafnir
Размер: 1.88 MB
Добавлен: 30.04.2015
Просмотров: 837
Закачек: 8
Формат: docx

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………..….3

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА….…5

1.1 Организационное построение службы делопроизводства…………..…5

1.2 Типовые задачи и функции службы делопроизводства…………………11

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АКБ ОАО «Связь-Банк»……………......16

2.1 Характеристика АКБ ОАО «Связь-Банк»…………………………..….16

2.2 Анализ структуры и функций делопроизводства………………….…..19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….……..24

Список источников и литературы…………………………….…….…..….26

Приложения……………………………………………………….….………29

Введение

Актуальность темы

Данная тема несет в себе практически-прикладной характер. На основе материалов и опыта, полученного во время прохождения учебной практики с 11 ноября по 9 декабря 2013 года, которая проходила в АКБ ОАО «Связь-Банк», есть возможность проанализировать структуру и функции службы делопроизводства данной организации. Таким образом, мы систематизируем и придадим научную форму, полученным на практике знаниям.

В. А. Кудряев Организация работы с документами. Вопрос организации службы делопроизводства в банковской сфере затрагивается в следующей литературе: Лаврушин О. И. Банковское дело: Современная система кредитования, Николаева Т. П. Финансы и кредит: Учебно-методический комплекс. 

Объектом исследования является организация службы делопроизводства на примере АКБ ОАО «Связь-Банк».

Предмет исследования служат типовые задачи, функции службы делопроизводства, а также способность ее функционирования на конкретной организации.

Цель исследования. Проанализировать структуру и функции службы делопроизводства в АКБ ОАО «Связь-Банк».

Задачи исследования. Для достижения цели исследования нам требуется выполнить следующие задачи:

Рассмотреть типовое построение службы делопроизводства в организацииВыявить стандартный набор функций службы делопроизводства в организации.Рассмотреть АКБ ОАО «Связь-Банк».Проанализировать структуру и функции службы делопроизводства.

Источники использованные в исследовании:

 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. №28ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»Устав ОАО АКБ «Связь-Банк»Изменения №1 к Уставу ОАО АКБ «Связь-Банк»Изменения №2  к Уставу ОАО АКБ «Связь-Банк»ОАО АКБ «Связь-Банк»Положение о Ревизионной комиссии ОАО «Связь-Банк»

Методы исследования: анализа, синтеза, исторический, специальный анализ.

Структура исследования. Структура работы определяется целью и задачами и состоит  из введения, двух глав, которые логически разделены на параграфы, заключения, списка литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

 На любом предприятии решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение или одного из сотрудников. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

  Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

  • повышение квалификации сотрудников службы1

.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно- методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

  Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.

  • смешанная2

.

 Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

  Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако, полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

  Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы.

Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

  Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел3

.

  Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизованно (например, в канцелярии), а для других - децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

  В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководителя организации4

. Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру5. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в нормативных документах - Положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

  • управление подразделением.

При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение6http://www.lawmix.ru (дата доступа 26.12.2013)

. Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного предприятия.

Для каждого работника службы делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в подразделении ( см. приложение № 1). Инструкция должна учитывать специфику данного предприятия.

Инструкция состоит из разделов.

Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, регистрация документов), порядок замещения должности (т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и т. д.), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень вида работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации. Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела и утверждает руководитель предприятия. С инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты подразделений7

. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Помимо данных документов существует нормативный документ, регламентирующий наименования должностей работников службы делопроизводства. В настоящее время таким документом является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства или подразделением. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и отдельных сотрудников.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, референт, редактор, архивист, корректор и т. д. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке проектов документов.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

1.2 Типовые задачи и функции службы делопроизводства.

Хорошо организованная управленческая деятельность в организации строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив;сокращение документооборота;разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;унификацию форм документов;внедрение новейших информационных технологий в работу с документами8.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные9

.

К технологическим функциям следует отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

- регистрация входящих,  исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

- повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

- организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы.

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за сроками исполнения документов;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции,  выполняемые службой ДОУ:

- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой10

. Типовой состав функций следующий:Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.Разработка и проектирование бланков документов.Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства11.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.

Вывод.

Организации делопроизводства на каждом отдельном предприятии является процессом сложным и сталкивающийся с некоторыми проблемами:

  • повышение квалификации сотрудников службы.

Эти проблемы должны быть рассмотрены в трех аспектах (организационный, юридический; технический).

На практике решения данных проблем сформировано тремя формами (централизованная, децентрализованная, смешанная).

К одной из главных задач отдела документооборота относится: оптимизация процессов, связанных с оборотом документации.

Помимо этого, к повседневным функциям отдела документооборота относится широкий спектр задач, которые можно условно разделить на четыре направления: технологические, организационные, методические, контрольные.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ АКБ ОАО «Связь-Банк»

2.1 Характеристика АКБ ОАО «Связь-Банк»

АКБ ОАО «Связь-Банк» основан в 1991 году. Сегодня АКБ ОАО «Связь-Банк» – это универсальный кредитно-финансовый институт, география присутствия которого охватывает 52 субъекта Российской Федерации. Региональная сеть Банка включает Головной офис в Москве, 51 филиал, 97 дополнительных, операционных и мини-офисов, 62 из которых расположены в отделениях почтовой связи.

Главный акционер АКБ ОАО «Связь-Банк» - Государственная корпорация «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)», которой принадлежит 99,4666% акций Банка.

Ключевыми направлениями деятельности АКБ ОАО «Связь-Банк» являются обслуживание юридических и физических лиц, организация долгового финансирования, международный бизнес: работа на международных финансовых рынках, торговое и структурное финансирование, внешние заимствования.

Банк плодотворно сотрудничает с предприятиями крупного, среднего и малого бизнеса, осуществляющими свою деятельность во всех сегментах российской экономики, эффективно взаимодействует с организациями отрасли связи, в том числе ФГУП «Почта России», энергетической отрасли, а также активно развивает обслуживание физических лиц.

К приоритетным задачам Банка относятся кредитование реального сектора экономики, в том числе предприятий малого и среднего бизнеса.

АКБ ОАО «Связь-Банк» ставит перед собой задачи по завоеванию позиций на рынке за счет развития розничных операций, в частности, привлечения средств во вклады, ипотечного и потребительского кредитования.

АКБ ОАО «Связь-Банк» активно работает на рынке капитала и является участником торгов ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа», ЗАО «Фондовая биржа ММВБ», ОАО «Фондовая биржа «Российская Торговая Система», ЗАО «Санкт-Петербургская Валютная Биржа».

В корреспондентскую сеть Банка входит более чем 100 иностранных и российских финансовых институтов, в числе которых: The Bank of New York (Нью-Йорк), JPMorgan Chase Bank (США), Commerzbank AG (Германия), Raiffeisen Zentralbank Oesterreich AG (Австрия), VTB Bank (Германия) AG (Франкфурт), Sumitomo Mitsui Banking Corporation (Токио), Credit Suisse (Цюрих), Внешэкономбанк, АК Сбербанк России (ОАО), Банк ВТБ (ОАО), «Россельхозбанк» (ОАО), «Юникредитбанк» (ЗАО), АКБ «Банк Москвы» (ОАО), АКБ "ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК" (ОАО), "НОМОС-БАНК" (ОАО), ЗАО «Райффайзенбанк» (ЗАО), Банк Зенит (ОАО) и другие.

Рейтинговое агентство Fitch Ratings присвоило АКБ ОАО «Связь-Банк» долгосрочный рейтинг дефолта эмитента (Issuer Default Rating, или IDR) в иностранной и национальной валюте на уровне «BB», краткосрочный рейтинг IDR на уровне «B», индивидуальный рейтинг на уровне «D/E», рейтинг поддержки «3» и национальный долгосрочный рейтинг на уровне «AA-(rus)». Перспективы для долгосрочных рейтингов IDR и национального долгосрочного рейтинга стабильные12

.

Служба кредитных рейтингов Standard & Poor's присвоила Банку кредитные рейтинги контрагента – долгосрочный «ВВ» и краткосрочный «В». Прогноз изменения рейтингов – «Стабильный», рейтинг по национальной шкале «ruAA».

По данным «Интерфакс-ЦЭА» на 1 октября 2013 года, АКБ ОАО «Связь-Банк» занимает 24  место среди 100 крупнейших банков России по основным финансовым показателям. По данным Центрального Банка Российской Федерации АКБ ОАО «Связь-Банк» входит в список 30 крупнейших банков России.

Генеральная лицензия Банка России №147013

. Свидетельство о включении Банка в реестр банков - участников системы обязательного страхования вкладов №738.

История Банка началась с 1991 года по инициативе Минсвязи СССР. В 1992 году открывается первый филиал в Челябинске. В настоящее время АКБ ОАО «Связь-Банк» представлен в 52 регионах России. Принятие стратегии развития АКБ ОАО «Связь-Банк» как универсально-кредитного института федерального масштаба приходится на 2004 год.

В 2005 году выходит на рынок банковский ритейл, вступление в Систему обязательного страхования вкладов. Банк России включает АКБ ОАО «Связь-Банк» в число 30 крупнейших банков страны.

Привлечение дебютного синдицированного кредита на сумму $25 млн. приходится на 2006 год.

В 2006 банк получил международный рейтинг от агентства Moody's.

В 2007 году реализовывается проект по открытию в почтовых отделениях мини-офисов АКБ ОАО «Связь-Банк».

2009 год - Внешэкономбанк приобрел более 99% акций Связь-Банка и стал его главным акционером. В конце года наблюдательный совет Внешэкономбанка одобрил создание Почтового банка на базе АКБ ОАО «Связь-Банк».

АКБ ОАО «Связь-Банк» приступил к выдаче ипотечных кредитов в 2009 году.

В 2010 году - запущен ряд новых розничных и корпоративных продуктов. По итогам года банк занял 10-е место в рейтинге «Самые прибыльные банки» журнала «Финанс». Рейтинговое агентство Fitch Ratings впервые присвоило рейтинг Связь-Банку.

2011 год - журнал Forbes присвоил Связь-Банку 22-е место по размеру активов в рейтинге «100 крупнейших банков - март 2011» (РФ). Fitch Ratings подтвердило долгосрочные рейтинги дефолта эмитента («РДЭ») Банка в иностранной и национальной валюте на уровне «BB» со «стабильным» прогнозом. Получен международный рейтинг от агентства Standard & Poor's.

Связь-Банк разработал специальные кредитные программы «Большой кредит» под залог недвижимости и «Военная ипотека». Также Связь-Банк вошел в тройку лидеров по объему ипотечного портфеля по данным портала Банки.ру.

Связь-Банка  разместил 3-й выпуск облигаций на сумму 5 млрд рублей.

В 2012 году Связь-Банк запускает новую услугу для корпоративных клиентов «Гарантированный перевод в долларах США».

Банк разработал специальный потребительский нецелевой кредит для военнослужащих с процентной ставкой от 12,9% годовых.

В апреле Связь-Банк разместил в полном объеме облигационные займы серии 04-05 на сумму 10 млрд рублей со сроком обращения 10 лет.

Связь-Банк удостоился престижной национальной финансовой премии «Финансовый Олимп 2011» в номинации «Розничный банк» за динамику и эффективность развития бизнеса.

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

В состав службы документационного обеспечения управлением включены участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрации, контроль исполнения документов, секретариат, архив.

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Секритариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

- приемная;

- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

- протокольное бюро;

В функции секретариаты входят:

Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающий на его имя документов;Подготовка по указании руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;Организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

3. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования делопроизводства, методический центр.

К его функциям относятся:

Разработка и внедрение мероприятий по совершенствовании технологий делопроизводства;Разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и прочее).Разработка классификационных справочников ( номенклатур дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

4. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входят регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятых правил оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

5. Группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжения руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

6. Копировально – множительное бюро. Бюро занимается копированием документов, тиражированием текстов документов, подготовкой рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Вся деятельность банка в первую очередь регламентирована следующими документами14http://sviaz-bank.ru/files/images/ustav_2012.pdf (дата доступа 21.12.2013);

Регламент подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»http://sviaz-bank.ru/files/images/Reglament_OSA.pdf (дата доступа 21.12.2013);

Положение о ревизионной комиссии АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»http://sviaz-bank.ru/files/images/data/sviazbank/license/file/30680/pOLOVENIE_O_rEWIZIONNOJ_KOMISSII.pdf (дата доступа 21.12.2013);

Изменение №1 к Уставу АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»  [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»http://sviaz-bank.ru/files/images/Amendments_1_13.PDF (дата доступа 21.12.2013);

Изменение №2 к Уставу АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»http://sviaz-bank.ru/files/images/Amendments_2_13.pdf (дата доступа 21.12.2013)

. Данные документы так же регламентируют деятельность отдела ДОУ.

Как правило, в АКБ ОАО «Связь-Банк» существует глубокое и четкое  разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Положение об отделе делопроизводства разработал руководитель отдела и утвердил руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение содержит четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и прочее. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, были согласованы с этими подразделениями.

При разработке положения об отделе делопроизводства  использовалось типовое положение. Его  скорректировали в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводительной службы15

.

Для каждого работника отдела делопроизводства разработана должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы16

.

Инструкция состоит из следующих разделов.

Общая часть. Установлены основные задачи работника ( например, основная задача делопроизводителя – регистрация документов), порядок замещения должности( то есть кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать.., должен уметь..), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

Функции работника. Определяются ведение или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень вдов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и прочее).

Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающее обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и  прочее), требующие соблюдение сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполнения работ.

Права работника. Определяются по реализации порученных ему функций.

Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются прочее.

Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использование прав и прочее.

Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Вывод

АКБ ОАО «Связь-Банк» является одним из наиболее крупных банков, действующих на территории РФ, внесенных во все основные банковские рейтинги и обладающие высоким уровнем надежности.

Банк обладает развитой сетью филиалов, предоставлять весь спектр банковских услуг, также в целом обладает значительным штатом служащих, что в свою очередь ставит перед его службой документооборота высокие задачи.

Проанализировав структуру, также функционал службы делопроизводства в АКБ ОАО «Связь-Банк», посредством изучения регламентирующей документацией, а также приобретенному практическому опыту участие в работе отдела, мы может утверждать, что отдел делопроизводства банка выстроен по стандартной схеме: 1. Экспедиция;2. Секретариат; 3. Отдел рационализации ДОУ; 4. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входят регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятых правил оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива; 5. Группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжения руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений; 6. Копировально – множительное бюро.

Данная схема устройств отдела документооборота не случайно используется множеством банков (в том числе и Связь-Банк), она доказала свою эффективность при решении задач, стоящих перед отделом ДОУ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью исследования в курсовой работе был анализ структуры и функций службы делопроизводства в АКБ ОАО «Связь-Банк».

В результате исследования были сделаны следующие основные выводы:

Организации делопроизводства на каждом отдельном предприятии является процессом сложным и сталкивающийся с некоторыми проблемами:

  • выбор оптимальной организационной формы работы с документами

  • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

 • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;

• повышение квалификации сотрудников службы.

Эти проблемы должны быть рассмотрены в трех аспектах (организационный, юридический; технический).

На практике решения данных проблем сформировано тремя формами (централизованная, децентрализованная, смешанная).

К одной из главных задач отдела документооборота относится: оптимизация процессов, связанных с оборотом документации.

Помимо этого, к повседневным функциям отдела документооборота относится широкий спектр задач, которые можно условно разделить на четыре направления: технологические, организационные, методические, контрольные.

АКБ ОАО «Связь-Банк» является одним из наиболее крупных банков, действующих на территории РФ, внесенных во все основные банковские рейтинги и обладающие высоким уровнем надежности.

Банк обладает развитой сетью филиалов, предоставлять весь спектр банковских услуг, также в целом обладает значительным штатом служащих, что в свою очередь ставит перед его службой документооборота высокие задачи.

Проанализировав структуру, также функционал службы делопроизводства в АКБ ОАО «Связь-Банк», по средством изучения регламентирующей документацией, а также приобретенному практическому опыту участие в работе отдела, мы может утверждать, что отдел делопроизводства банка выстроен по стандартной схеме: 1. Экспедиция; 2.Секретариат; 3. Отдел рационализации ДОУ; 4. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входят регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятых правил оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива; 5. Группа контроля осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжения руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений; 6. Копировально – множительное бюро.

Данная схема устройств отдела документооборота не случайно используется множеством банков (в том числе и Связь-Банк), она доказала свою эффективность при решении задач, стоящих перед отделом ДОУ.

Список источников и литературы

Источники:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991Положение об отделе делопроизводства предприятия//http://www.lawmix.ru/docs/308166 [Электронный документ] [2013]  // Бизнес-портал http://www.lawmix.ru (дата доступа 26.12.2013)Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 66Генеральная лицензия на осуществление банковских операций №1470. Межрегиональному коммерческому банку развития связи и информатики (открытое акционерное общество) АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»  http://sviaz-bank.ru/files/images/generalnaya_licenziya.pdf  (дата доступа 17.12.2013)Устав Межрегионального коммерческого банка развития связи и информатики(открытое акционерное общество) АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»  http://sviaz-bank.ru/files/images/ustav_2012.pdf (дата доступа 21.12.2013);Регламент подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» http://sviaz-bank.ru/files/images/Reglament_OSA.pdf (дата доступа 21.12.2013);Положение о ревизионной комиссии АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» http://sviaz-bank.ru/files/images/data/sviazbank/license/file/30680/pOLOVENIE_O_rEWIZIONNOJ_KOMISSII.pdf (дата доступа 21.12.2013);Изменение №1 к Уставу АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»  [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» http://sviaz-bank.ru/files/images/Amendments_1_13.PDF (дата доступа 21.12.2013);Изменение №2 к Уставу АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013]  // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» http://sviaz-bank.ru/files/images/Amendments_2_13.pdf (дата доступа 21.12.2013)

Литература:

Лаврушин О. И. Банковское дело: Современная система кредитования. — 2-е, доп.. — М.: Кнорус. — 264 с.Николаева Т. П. Финансы и кредит: Учебно-методический комплекс. — М.: Изд. центр ЕАОИ, 2008. — 371 с.Павлюк, А.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – М.: Герда, 2011 – 299 с.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия. - М.: Приор, 2009 – 348 с.Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Учебное пособие. Ростов-на- Дону: Феникс, 1997.-320 с.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. ; Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-312 с. – (Серия «Высшее образование»).Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006.-312 с. – (Серия «Высшее образование»).

Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всех специальностей и всех форм обучения. – М., МГУТУ, 2008.-273 с. Янковая В.Ф. «Форма организации делопроизводства». Делопроизводство №1 2005. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с. Янковая В.Ф. «Делопроизводство с нуля». Делопроизводство, №7 2010 («Секретарь-референт» №7 2010). Янковая В.Ф.. «Организация службы документационного обеспечения». Делопроизвлдство, №1 2005 («Секретарь-референт» №1 2005)Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004.

Приложения

Приложение № 1 Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.

1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.

1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:

- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;

- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.

2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Приложение № 2

  1. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Учебное пособие. Ростов-на- Дону: Феникс, 1997 С. 34
  2. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия. - М.: Приор, 2009 С. 41
  3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006 С. 216
  4. Янковая В.Ф. «Форма организации делопроизводства». Делопроизводство №1 2005 С. 33
  5. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. ; Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: МЦФЭР, 2006 С. 134
  6. Положение об отделе делопроизводства предприятия//http://www.lawmix.ru/docs/308166 [Электронный документ] [2013] // Бизнес-портал
  7. Павлюк, А.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – М.: Герда, 2011 С. 50
  8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 66
  9. Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004 С. 71
  10. Подлесная Л.В. Документирование управленческой деятельности. Практикум для студентов всех специальностей и всех форм обучения. – М., МГУТУ, 2008 С. 175
  11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 66
  12. Лаврушин О. И. Банковское дело: Современная система кредитования. — 2-е, доп.. — М.: Кнорус. С. 77
  13. Генеральная лицензия на осуществление банковских операций №1470. Межрегиональному коммерческому банку развития связи и информатики (открытое акционерное общество) АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013] // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» http://sviaz-bank.ru/files/images/generalnaya_licenziya.pdf (дата доступа 17.12.2013)
  14. Устав Межрегионального коммерческого банка развития связи и информатики(открытое акционерное общество) АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК» [Электронный документ] [2013] // Сайт АКБ ОАО «СВЯЗЬ-БАНК»
  15. Николаева Т. П. Финансы и кредит: Учебно-методический комплекс. — М.: Изд. центр ЕАОИ, 2008 С. 34 
  16. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004 С. 37