Материалы для студентов→ Курсовая работа /

Организация и технология документационного обеспечения управления

Скачать файл
Добавил: fafnir
Размер: 410.45 KB
Добавлен: 29.04.2015
Просмотров: 4055
Закачек: 21
Формат: docx

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Сибирский государственный индустриальный университет»

Кафедра менеджмента качества 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Организация и технология документационного обеспечения 

управления

                                                 Выполнил:

 Студент гр. ЭД-12

                                                 _____     ________    Н.В. Никитченко

  (дата)     (подпись)   (инициалы,фамилия)

  Проверил:

  Ст. преподаватель О.Г.Модзелевская

            __________ ___________ __________

     (оценка)          (дата)            (подпись)

Новокузнецк

2014г. 

Содержание


2

Введение…………………………………………………………………...………3

1 Общая часть……………………………………………………………………..4

1.1

Организационная структура организации…………………………………..4

1.2

Структура подразделений СибГИУ………………………………………….5

1.3

Документооборот организации……………………………………………....7

1.4

Структура управленческой и нормативно – правовой документации…...12

2

Специальная часть…………………………………………………………...13

2.1

Разработка организационной структуры службы ДОУ…………………...13

2.2

Разработка основных потоков документов……………………………...…14

2.3

Разработка положения о службе ДОУ……………………………………...16

2.4

Разработка должностных инструкций сотрудников службы ДОУ………17

Заключение……………………………………………………………………….20

Список использованных источников…………………………………………...19

Приложение   А   Организационная   структура   отдела   делопроизводства 

СибГИУ…………………………………………………………………………..19

Приложенеи Б Оперограмма входящего документа на примере приказа…...20

Приложение В Оперограмма исходящего документа на примере письма…..21

Приложение Г Оперограмма внутреннего документа на примере приказа…22

ПриложениеД Документооборот СибГИУ…………………………………….23

Приложение Е Положение об отделе делопроизводства……………………..24

Приложение   Ж   Должностная   инструкция   ведущего   документоведа   по 

регистрации документов………………………………………………………...28

Приложение З Должностная инструкция секретаря ректора………………...33


3

Введение

Успешное   управление   любым   процессом,   бизнесом,   предприятием 

невозможно   без   использования   современных   технологий   делопроизводства 

или документационного обеспечения управления (ДОУ). 

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает 

создание   единой   комплексной   системы   ДОУ,   единого   порядка   работы   с 

документами,   начиная   с   их   создания/получения   и   до   сдачи   в   архив 

(уничтожения).   ДОУ   является   эффективным   инструментом   контроля 

исполнения,   достаточно   простым   средством   ведения   общего 

делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель   каждой   организации   должен   владеть   информацией   о 

работе   его   подчиненных   и   вовремя   принимать   решения   по   устранению 

проблем и координации деятельности персонала организации.

Необходимо   отметить,   что   с   документами   работают   все   сотрудники 

организации.   Документы   всегда   создаются   исключительно   в   каких-либо 

целях:   либо   для   закрепления   информации   при   выполнении   поставленных 

задач, либо по требованию контролирующих органов.

Главными задачами курсовой работы являются: 

Разработка оргструктуры службы ДОУ;

Разработка   основных   потоков   документов,   образующих 

документооборот;

Разработка положения о службе ДОУ;

Разработка должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.


4

1

Общая часть

1.1 Организационная структура СибГИУ

Управление вузом осуществляется в соответствии с законодательством 

РФ,   типовым   положением   об   образовательном   учреждении   высшего 

профессионального   образования   и   настоящим   уставом   на   принципах 

сочетания   единоначалия   и   коллегиальности.   Для   решения   важнейших 

вопросов   вуза   ученым   советом   или   ректором   созывается   конференция 

работников   и   обучающихся.   Общее   руководство   вузом   осуществляет 

выборный представительный орган – ученый совет, в который входят ректор, 

проректоры,   деканы   факультетов.   Непосредственное   управлением   вузом 

осуществляется ректором. 

Полномочия ученого  совета:

1)

Принимает решение о созыве и проведении конференции

2)

Избирает заведующими кафедрами

3)

Определяет направления научных исследований

4)

Утверждает темы диссертаций

5)

Рассматривает годовые планы научно-исследовательских работ вуза 

6)

Рассматривает вопросы деятельности диссертационных советов вуза

7)

Определяет принципы распределения финансовых, материальных и 

трудовых ресурсов вуза

Полномочия Ректора:

1)

Определяет структуру вуза и утверждает штатное расписание

2)

Издает приказы, распоряжения, обязательные для всех работников и 

обучающихся


5

3)

Руководит   образовательной,   научной   хозяйственной   и   финансовой 

деятельностью вуза

4)

Решает вопросы финансовой деятельности вуза

5)

Утверждает   план   финансово-хозяйственной   деятельности   и   его 

филиалов

6)

Возглавляет Ученый совет 

Структуру   и   штаты   отдела   делопроизводства   утверждает   ректор 

университета в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и 

нормами   численности   ППС   и   служащих   с   учетом   объемов   работы   и 

особенностей   производства.   В   состав   отдела   делопроизводства   входит 

начальник отдела, ведущий документовед, документовед [1].

Организационная структура СибГИУ представлена в приложении А

1.2

Структура подразделений СибГИУ

Отдел   делопроизводства   является   самостоятельным   структурным 

подразделением СибГИУ и осуществляет системную работу с документами в 

университете.   Подчиняется   непосредственно   ректору   СибГИУ.   Основной 

задачей   отдела   является   обеспечение   четкой   организации   работы   с 

документами и контроль за их исполнением в университете в соответствии с 

нормативно-правовыми   актами.     Отдел   возглавляет   начальник   отдела, 

назначаемый   ректором.   Освобождение   от   должности   начальника   отдела 

производится ректором. 

Обязанности отдела:

1)

Обеспечивает   регистрацию   и   своевременное   представление   на 

рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, 

представляемой руководству вуза.


6

2)

Осуществляет прием, регистрацию, хранение, доставку и отправку 

подразделениям   и   службам   входящей,   исходящей   и   внутренней 

корреспонденции.

3)

Осуществляет регистрацию и рассылку приказов, распоряжений в 

подразделения вуза.

4)

Ведет работу по созданию базы данных документов в электронном 

виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных.

5)

Обеспечивает   документационное   взаимодействие   системы 

электронного   документооборота   и   контроля   исполнения 

поручений       Минобрнауки   России   с   системой   электронного 

документооборота университета.

6)

Оформляет   командировочные   документы,   регистрирует 

работников, приезжающих в вуз в командировку.

7)

Разрабатывает   и   внедряет   предложения   по   совершенствованию 

системы делопроизводства в вузе.

8)

Обеспечивает   печатание   в   издательском   центре   или   на 

копировально-множительной   технике   бланков   организационно-

распорядительной документации.

9)

Осуществляет   учет   и   хранение   законченных   делопроизводством 

дел и документов, подготовку их к сдаче в архив.

10)

Принимает   меры   к   своевременному   обеспечению   работников 

службы   делопроизводства   инвентарем,   оборудованием   и 

средствами   механизации   управленческого   труда;   организовывает 

проверку   структурных   подразделений   по   ведению 

делопроизводства. 


7

Для   выполнения   задач   и   функций   отдел   делопроизводства 

взаимодействует с институтами, деканатами, кафедрами и отделами ВУЗа. 

Для обеспечения выполнения задач и функций отделу предоставляется 

право: 

Запрашивать   и   получать   информацию   от   всех   подразделений 

университета, получать от них информацию об организации, ходе 

исполнения   и   исполнении   документов,   поручений   ректора 

университета и проректоров.

Требовать   от   руководителей   структурных   подразделений   и 

ответственных   работников   надлежащего   выполнения 

установленных правил работы с документами

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в 

случае нарушения установленных правил

Иметь печать со своим наименованием

Всю   полноту   ответственности   за   качество   и   своевременность 

выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций 

несет   начальник   отдела.   Степень   ответственности   других   работников 

устанавливается должностными инструкциями.

На данный момент отдел состоит из канцелярии и секретарей, штатная 

численность   определяется   следующей   формулой:   НД  =   0,00016*Д0,98  *Р0,1= 

0,00016*   24410,62*1,4=5,4≈   6   сотрудников.   В   целом,   структура   отдела 

делопроизводства   является   оптимальной   и   соответствует   установленным 

требованиям.  

1.3 Документооборот организации


8

Документооборот – это движение документов в организации с момента 

их   создания   или   получения   до   завершения   исполнения   или   отправления. 

Документооборот   отражает   систему   управления,   позволяя   ее   наглядно 

увидеть,   анализ   документооборота   крайне   важен   для   совершенствования 

работы   управленческого   аппарата.   Документооборот   в   «Сибирском 

государственном индустриальном университете» примерно 30000 документов 

в   год,   из   них   20000   писем   отдел   делопроизводства   отсылает   ежедневно. 

СибГИУ имеет смешанную форму ведения делопроизводства [4].

Входящие документы.  К ним относятся документы, поступающие из 

Министерства   Образования.   Они   регистрируются   в   журнале   по   видам 

документов.   В   отделе   только   журнальная   система   регистрации.   Далее   эти 

документы рассылаются по институтам, деканатам, кафедрам и отделам вуза, 

причем у отдела делопроизводства хранится оригиналы этих документов, а 

исполнителям передается копия. Копии документов хранятся в канцелярии 

(год) и у исполнителей, потом передаются в архив, где хранятся 75 лет. В 

отделе   существует   система   электронного   документооборота   для   контроля 

сроков – только для документов из министерства. Источниками поступления 

являются почта (конверты), курьеры.

Оперограмма входящего документа на примере приказа представлена 

в приложении Б.

Исходящие документы. Регистрируются также в журнале регистрации 

по видам документов. Ответственными исполнителями являются директора 

институтов,   зав.   Кафедрами,   отделами   СибГИУ.   По   мере   составления 

документов,  исполнители согласуют его  с  другими должностными лицами 

вуза. Отправляются документы по почте (в конвертах). Документы хранятся в 

канцелярии и у исполнителей год, потом передаются в архив, где хранятся 75 

лет.

Оперограмма исходящего документа на примере письма представлена в 

приложении В.


9

Внутренние   документы.

 Разрабатываются   ответственными 

исполнителями,   согласовывается,   утверждается   ректором,   и   ректор   же 

принимает решение о внедрении данных документов в вузе. Хранятся также. 

Каждый   отдел   вуза   сам   отслеживает   контроль   исполнения   внутренних 

документов. 

Оперограмма   внутреннего   документа   на   примере   приказа 

представлена в приложении Г.

1.4   Структура   управленческой   и   нормативно   –   правовой 

документации

В своей работе руководствуется следующими нормативно-правовыми 

документами: законом РФ «Об образовании», Трудовым Кодексом РФ, ФЗ «о 

высшем и послевузовском профессиональном образовании», ГОСТ Р 6.30-

2003,приказами   Министерства   образования   и   науки   РФ,   политикой 

руководства в области качества.

           Для целей документационного обеспечения используются такие типы 

документов как:

         -распорядительные;

         -информационно-справочные;

         -организационно-правовые.

          Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху 

вниз   по   каналам   системы   управления:   от   управляющего   органа   к 

управляемому,   от   руководителя   университета   к   подведомственным 

структурам - филиалам, подразделениям, рядовым исполнителям. 

 Используются следующие виды распорядительных документов: приказ 

по основной деятельности, распоряжение, поручение, решение.


10

Информационно-справочные   документы 

сообщают   сведения, 

побуждающие   принимать   определенные   решения,   т.е.   инициируют 

управленческие   решения,   позволяют   выбрать   тот   или   иной   способ 

управленческого   воздействия.   Они   не   содержат   поручений,   не   обязывают 

выполнять поручения.

Используются   следующие   виды   информационно-справочных 

документов:  акт,   протокол,   докладная   записка,   объяснительная   записка, 

служебная записка, заявление, письмо, факс, справка.

                       Организационно-правовые документы  являются правовой 

основой   деятельности   организации   и   содержат   положения,   основанные   на 

нормах административного права и обязательные для исполнения [2].

Используются следующие виды организационно-правовых документов: 

устав   СибГИУ,   положение   о   структурном   подразделении,   структура   и 

штатная численность, должностная инструкция, штатное расписание.

В   целом   проанализировав   организацию   работы   с   документами   и 

структуру   отдела   делопроизводства,   можно   сделать   вывод,   что 

организационная   структура   и   нормативно-правовая     база   соответствует 

нормам.


11

2Специальная часть

2.1 Разработка организационной структуры службы ДОУ

Документационное   обеспечение   управления   в   организации 

осуществляется   специальной   службой,   действующей   на   правах 

самостоятельного

 

структурного

 

подразделения,

 

подчиненного 

непосредственно руководителю организации. Основными задачами службы 

ДОУ   являются   внедрение   единого   порядка   работы   с   документами   в 

организации   в   соответствии   с   действующей   нормативно-правовой   базой. 

Деятельность   работников   службы   ДОУ   регламентируется   должностными 

инструкциями,   которые   разрабатываются   с   учетом   требований 

законодательства   и   утверждаются   руководителем   организации.   Вне 

зависимости от размеров и видов деятельности организации служба имеет 

свою структуру и штатное расписание. 

Организационная   структура   –   это   документ,   устанавливающий 

количественный и качественный состав структурных подразделений службы 

ДОУ предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия 

между   собой.   Структура   службы   устанавливается   исходя   из   объема   и 

содержания,   решаемых   ею   задач,   направленности,   сложившихся   в 

организации   информационных   и   документационных   потоков,   а   также   с 

учетом его организационных и материальных возможностей. Схематическое 

изображение   оргструктуры   включает   общий   заголовок,   графическое 

изображение элементов схемы, легенду, а в необходимых случаях пояснения 

и   комментарии.   Служба   ДОУ,   функционирующая   в   рамках   данной 


12

организационной   структуры   должна   обеспечивать   полноценное   движение 

всех видов документов и документной информации [3].

2.2 Разработка основных потоков документов, образующих 

документооборот  

Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и 

создания   информации   (руководителями   организации   и   структурных 

подразделений,   специалистами)   и   пунктами   технической   обработки 

документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др. 

Основные документопотоки в организации: 

поток   входящей   документации,   состоящий   из   поступающих   в 

организацию документов; 

потоки   внутренней   документации,   состоящие   из   документов, 

созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; 

поток   исходящей   документации,   состоящий   из   документов, 

предназначенных для отправки в другие организации. 

Основные характеристики документопотока: 

содержание; 

структура; 

цикличность; 

направление; 

объем. 

Содержание   документопотока  определяется   составом   документов, 

входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих 

документах. 


13

Структура   документопотока  описывается   признаками,   по   которым 

могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток 

документы,   а   также   сформирована   справочная   система   по   документам 

организации. 

Режим или цикличность документопотока определяется изменением 

во   времени   информационной   нагрузки   документопотока.   Изменения 

информационной   нагрузки,   как   правило,   связаны   с   цикличностью 

планирования   и   подведения   итогов   работы,   периодическим   изменением 

деловой,   политической   и   управленческой   активности,   внутренними 

режимами работы организации. 

Направление   документопотока  зависит   от   содержания   конкретного 

этапа   обработки   документов   :регистрируемые   и   нерегистрируемые 

документы,   документы,   по   которым   осуществляется   и   не   осуществляется 

контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения 

входящих   в   документопоток   документов:   согласование,   утверждение, 

ознакомление и др. 

Объем   документопотока  измеряется   количеством   документов 

(подлинников   и   копий),   который   может   быть   дополнен   объемом 

содержащейся   в   документах   информации.   Количество   документов   всех 

потоков составляет объем документооборота организации. 

Исследование   документопотоков   организации   проводится   для 

следующих целей: 

повышение эффективности управленческой деятельности; 

ускорение движения документов в организации; 

уменьшение трудоемкости обработки документов [5].

Документооборот СибГИУ представлен в приложении Д.


14

2.3 Разработка положения о службе документационного 

обеспечения управления

Задачи,   функции,   права   и   обязанности,   выполняемые   в   процессе 

деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о 

службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе 

типового.   При   разработке   индивидуальных   положений   конкретизируется 

состав   задач   и   функций   службы   в   зависимости   от   реальных   условий   ее 

деятельности. 

Положение о службе документационного обеспечения подписывается 

руководителем   службы   ДОУ   и   утверждается   руководством   организации. 

Согласуется положение с руководителями тех структурных подразделений, с 

которыми   в   нем   закреплены   взаимосвязи.   Пересмотр   положении   следует 

проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы 

делопроизводства,   изменении   ее   внутренней   организационной   структуры, 

внедрении новых форм и методов организации труда.

Текст   положения   о   службе   ДОУ,   в   соответствии   с   ГСДОУ,   должен 

содержать следующие разделы: 

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5.Взаимоотношения   службы   ДОУ   с   другими   структурными 

подразделениями.


15

Положение об отделе делопроизводства представлено в приложении Е.

2.4 Разработка должностных инструкций сотрудников службы ДОУ

Должностная   инструкция   -   это   организационно-правовой   документ, 

который   регламентирует   требования   к   должности   и   определяет   основные 

функции,   обязанности,   права   и   ответственность   работника   при 

осуществлении им деятельности в данной должности.

Должностные   инструкции   руководителей,   специалистов   и   служащих 

содержат следующие структурные элементы:

-

общие положения;

-

должностные обязанности;

-

права;

-

ответственность.

В разделе «Общие положения» указываются:

-   полное   наименование   должности   (в   соответствии   со   штатным 

расписанием);

-  наименование   должностного   лица,   которому   непосредственно 

подчиняется   работник   (в   соответствии   с   организационной   структурой 

подразделения);

-   основные   нормативные   и   правовые   акты,   на   основании   которых 

работник   осуществляет   служебную   деятельность   и   реализует   свои 

полномочия   (действующее   законодательство   РФ,   нормативные, 

организационные   и   распорядительные   документы   по   вопросам   своей 

компетенции);

-   перечень   структурных   подразделений   и/или   отдельных   работников 

непосредственно (или функционально), подчиненных данному работнику (в 

соответствии с организационной структурой подразделения);


16

В   разделе   «Должностные   обязанности»   перечисляются   обязанности 

работника   с   учетом   задач   и   функции   структурного   подразделения   с 

подробным   изложением   направлений   его   деятельности,   в   т.ч.   в   области 

качества.

В   разделе   «Права»   излагаются   конкретные   права   работников, 

определенные   законодательством     и   внутренними   нормативно-правовыми 

документами   университета   (Уставом,   правилами   внутреннего   трудового 

распорядка   и   т.д.).   Права   должны   быть   непосредственно   увязаны   с 

функциями (должностными обязанностями) и обеспечивать их выполнение.

В   разделе   «Ответственность»   устанавливается   ответственность 

работника за:

- качественное и своевременное выполнение функций (обязанностей), 

возложенных на него должностной инструкцией;

- выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства;

- соблюдение законодательных и иных нормативных актов.

Пример должностной инструкции представлен в приложениях Ж и З.


17

Заключение

Проблема   документационного   обеспечения   управления   в   настоящее 

время   не   утрачивает   своей   актуальности.   Объясняется   это   следующими 

причинами:

-

существует   явное   отставание   темпов   научно-технического 

прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации 

управленческой в частности;

-

способы   и   методы   обработки   документов,   имеющиеся   ныне   в 

распоряжении   сотрудников   многочисленных   предприятий,   ежедневно 

пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, 

по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

    Организация   работы   с   документами   влияет   на   качество   работы 

управления,   от   того,   насколько   профессионально   ведется   документация, 

зависит   успех   управленческой   деятельности   в   целом.   Все   этапы 

организационной работы обычно документируются.    Работа с документами 

требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый 

документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и 

правила работы с ними.

Документы   надо   не   только   правильно   составить   и   оформить,   но   и 

передать,   сохранить,   быстро   найти   в   случае   необходимости.   Поэтому   на 

предприятиях   большое   внимание   должно   уделяться   информационно-

документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ,   как   носитель   информации,   выступает   в   качестве 

непременного   элемента   внутренней   организации   любого   учреждения, 

предприятия,   фирмы,   обеспечивая   взаимодействие   их   частей.   Информация 

является   основанием   для   принятия   управленческих   решений,   служит 


18

доказательством   их   исполнения   и   источником   для   обобщений,   а   также 

материалом для справочно-поисковой работы. 

Список использованных источников

1.

Басаков   М.И.   Делопроизводство   и   корреспонденция.   В   вопросах   и 

ответах: Учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд.-Ростов н/Д: Феникс, 2010.-318с.

2.

Березина   Н.М.,   Воронцова   Е.П.,   Лысенко   Л.М.   Современное 

делопроизводство. – СПб.: Питер, 2007. – 272с.

3.

Организационно-распорядительная   документация.   Требования   к 

оформлению документов / Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. 

– М.: ВНИИДАД, 2009.-196с.

4.

Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2010. 

– 192с.

5.

Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. 

Пособие. – М.: Дело, 2009.-360с.

6.

Устав СибГИУ (новая редакция) от 10 мая 2011г. №1599.

7.

ГОСТ   Р   6.30-2003.   «Унифицированные   системы   документации.

 

  

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 

Требования к оформлению документов»

8.

Типовая   инструкция   по   делопроизводству   в   федеральных   органах 

исполнительной власти. Утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 №68.

9.

Правила «Основные правила работы архивов организаций».  Одобрены 

решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г. Москва – 2003.

10.

ГОСТ   Р5.1141-98.   Делопроизводство   и   архивное   дело.   Термины   и 

определения (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28). М.: 

1998.


19

Приложение А

Организационная структура отдела делопроизводства СибГИУ

Ректор

Секретарь ректора

Отдел 

делопроизводства 

Архивный отдел

Заведующий 

канцелярией

Начальник отдела

Ведущий 

документовед 

ОДП

Ведущий 

документовед 

ОДП

Ведущий 

документовед 

ОДП

Ведущий 

документовед

Ведущий 

документовед 

ОДП

Документовед 1 

категории ОДП


20

Приложение Б

Оперограмма входящего документа на примере приказа

Должностные 

лица / 

Этапы

Ректор

Исполнители

Курьер  Документовед 

Начальник отдела

Доставка и прием 

документов

Первичная 

обработка и 

регистрация 

Предваритель-

ное рассмотрение

Передача на 

рассмотрение 

Рассмотрение 

руководителем 

Внесение 

резолюции в 

регистрацион-

ную форму, 

контроль

Передача на 

исполнение

Исполнение

Контроль за 

сроками 

исполнения и 

снятие с контроля

Прием 

исполненных 

документов и 

помещение в дело

Хранение


21

Приложение В

Оперограмма исходящего документа на примере письма

Должностные лица 

Этапы

Ректор

Документовед

Курьер 

Начальник отдела 

Проверка 

правильности 

оформления и 

прием документов 

от исполнителей

Регистрация 

документов  

Подготовка 

документов к 

отправке 

Передача 

документов в 

экспедицион-

ную группу

Отправка 

Помещение 

контрольного 

экземпляра в дело

Последующее 

хранение и работа 

с контрольными 

экземплярами 

исходящих 

документов 


22

Приложение Г

Оперограмма внутреннего документа на примере приказа

Должностные 

лица / 

Этапы

Ректор

Начальн

-ик 

отдела

Визирую

щие 

должност

ные лица 

Документовед  Исполнители 

Подготовка 

проекта 

документа 

Передача

Согласование 

уточненного 

варианта 

текста 

Доработка 

проекта 

документа 

Проверка 

правильности 

оформления 

Визирование 

Передача на 

подписание 

Подписание 

Передача на 

регистрацию 

Регистрация

 

тиражирование

 

Рассылка

 

Исполнение 

документа 

Хранение 


23

Приложение Д

Документооборот СибГИУ

Условные обозначения: 

Входящие документы для учреждений I и II категории 

Исходящие документы для учреждений I и II категории 

Приложение Е

Директоры 

институтов 

Руководство

учреждения

Сотрудники 

Секретариат 

/секретарь/

руководства

Секретариаты

/секретари/

Директоров 

институтов 

Отдел 

делопроизводства 


24

Положение об отделе делопроизводства

Федеральное Государственное 

бюджетное образовательное 

учреждение высшего 

профессионального образования

«Сибирский государственный 

индустриальный университет»

ПОЛОЖЕНИЕ

 

                    УТВЕРЖДАЮ 

                    Ректор 

                    ________   Е.В.Протопопов 

                   «__» _______ 20__г.

 

№ 

г. Новокузнецк

Об отделе делопроизводства

1.

Общие положения 

1.1 Отдел делопроизводства является самостоятельным структурным 

подразделением  

  Федерального   Государственного   бюджетного 

образовательного   учреждения   высшего   профессионального   образования 

«Сибирский   государственный   индустриальный   университет»   (далее 

СибГИУ) и осуществляет системную работу с документами в университете.

1.2   Основной   задачей   отдела   является   обеспечение   четкой 

организации   работа   с   документами   и   контроль   за   их   исполнением   в 

университете в соответствии с нормативно-правовыми актами.

1.3   Отдел   делопроизводства   подчиняется   непосредственно   ректору 

СибГИУ,   отдел   возглавляет   начальник   отдела,   назначаемый   ректором 

университета.   Освобождение   от   должности   начальника   отдела 

делопроизводства производится ректором СибГИУ.

1.4 Отдел делопроизводства в своей работе руководствуется  законом 

РФ   «Об   образовании»,   Трудовым   Кодексом   РФ,   ФЗ   «о   высшем   и 

послевузовском   профессиональном   образовании»,   уставом   университета, 

ГОСТ   Р   6.30-2003,   приказами,   распоряжениями   ректора,   правилами 

внутреннего   трудового   распорядка,   политикой   руководства   в   области 

качества, также настоящим положением.


25

2 Организационная структура 

2.1 Структуру и штаты отдела делопроизводства утверждает ректор 

университета в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и 

нормами   численности   ППС   и   служащих   с   учетом   объемов   работы   и 

особенностей производства.

2.2   В   состав   отдела   делопроизводства   входит   начальник   отдела, 

ведущий документовед, документовед.

3 Функции (обязанности)

Отдел   делопроизводства   в   соответствии   с   возложенной   задачей 

осуществляет следующие функции:

3.1   Обеспечивает   регистрацию   и   своевременное   представление   на 

рассмотрение   входящей,   исходящей   и   внутренней   документации, 

представляемой руководству вуза.

3.2 Осуществляет прием, регистрацию, хранение, доставку и отправку 

подразделениям   и   службам   входящей,   исходящей   и   внутренней 

корреспонденции.

3.3 Осуществляет регистрацию и рассылку приказов, распоряжений в 

подразделения вуза.

3.4  Ведет работу по созданию базы данных документов в электронном 

виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных.

3.5     Обеспечивает   документационное   взаимодействие   системы 

электронного   документооборота   и   контроля   исполнения   поручений 

Минобрнауки   России   с   системой   электронного   документооборота 

университета.

3.6   Оформляет   командировочные   документы,   регистрирует 

работников, приезжающих в вуз в командировку.


26

3.7     Разрабатывает   и   внедряет   предложения   по  совершенствованию 

системы делопроизводства в вузе.

3.8   Обеспечивает   печатание   в   издательском   центре   или   на 

копировально-множительной   технике   бланков   организационно-

распорядительной документации.

3.9   Осуществляет   учет   и   хранение   законченных   делопроизводством 

дел и документов, подготовку их к сдаче в архив.

3.10   Принимает   меры   к   своевременному   обеспечению   работников 

службы   делопроизводства   инвентарем,   оборудованием   и   средствами 

механизации управленческого труда; организовывает проверку структурных 

подразделений по ведению делопроизводства. 

4 Взаимодействие с другими структурными подразделениями 

Для   выполнения   задач   и   функций   отдел   делопроизводства 

взаимодействует с институтами, деканатами, кафедрами и отделами вуза.

5 Имеющаяся материально-техническая база

Отдел делопроизводства располагается в аудитории № 333 главного 

корпуса   СибГИУ. Помещение соответствует требованиям стандарта ГОСТ 

30494-96   «Здания   жилые   и   общественные.   Параметры   микроклимата   в 

помещениях». 

6 Права работников 

Для обеспечения выполнения задач и функций отделу предоставляется 

право: 

Запрашивать   и   получать   информацию   от   всех   подразделений 

университета, получать от них информацию об организации, ходе 

исполнения   и   исполнении   документов,   поручений   ректора 

университета и проректоров.


27

Требовать   от   руководителей   структурных   подразделений   и 

ответственных   работников   надлежащего   выполнения 

установленных правил работы с документами

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в 

случае нарушения установленных правил

Иметь печать со своим наименованием

7 Ответственность 

7.1     Всю   полноту   ответственности   за   качество   и   своевременность 

выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций 

несет начальник отдела. 

7.2   Степень   ответственности   других   работников   устанавливается 

должностными инструкциями.

Лист согласований прилагается 

 

Начальник отдела 

     подпись 

      К.С.Савченко 

делопроизводства

Приложение Ж

Должностная инструкция ведущего документоведа по регистрации 

документов


28

Федеральное Государственное 

бюджетное образовательное 

учреждение высшего 

профессионального образования

«Сибирский государственный 

индустриальный университет»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 

УТВЕРЖДАЮ 

Ректор 

____________ Е.В.Протопопов 

«____»__________20___г

г.Новокузнецк

ведущего документоведа по регистрации

документов

1. Общие положения

1.1.   Ведущий   документовед   по   регистрации   документов   относится   к 

категории технических исполнителей, является работником службы ДОУ и 

подчиняется непосредственно заведующему службой ДОУ.

1.2.   Настоящая   должностная   инструкция   определяет   должностные 

обязанности, права и ответственность документоведа.

1.3.   Документовед   назначается   на   должность   и   освобождается   от 

должности   в   установленном   действующим   трудовым   законодательством 

порядке приказом директора предприятия.

1.4. Документовед подчиняется непосредственно .

1.5. На должность документоведа назначается лицо, имеющее:

- Документовед I категории: высшее профессиональное образование и 

стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет;

- Документовед II категории: высшее профессиональное образование и 

стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

-   Документовед:   высшее   профессиональное   образование   без 

предъявления требований к стажу работы.


29

1.6. Документовед должен знать:

-   законодательные   и   нормативные   правовые   акты,   постановления, 

распоряжения,   приказы,   другие   руководящие   и   нормативные   документы 

вышестоящих   органов,   касающиеся   документационного   обеспечения 

управления;

- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе 

организационной   и   вычислительной   техники   служб   документационного 

обеспечения управления;

-   методы   исследования,   анализа,   проектирования   и   развития 

документационных систем;

- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности 

документов;

- организацию архивного дела;

-   нормативные   и   методические   документы   по   проектированию   и 

эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

- основы программирования;

- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

- основы эргономики, социальной психологии, социологии;

- документообразование;

-   отечественный   и   зарубежный   опыт   в   области   документационного 

обеспечения управления;

- основы экономики, организации труда и управления;

- законодательство о труде;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

2Должностные обязанности

Документовед обязан:

2.1.   Разрабатывать   и   внедрять   технологические   процессы   работы   с 

документами   и   документной   информацией   на   основе   использования 


30

организационной   и   вычислительной   техники   (учет,   контроль   исполнения, 

оперативное хранение, справочная работа).

2.2.   Принимать   участие   в   планировании,   организации   и 

совершенствовании   деятельности   службы   документационного   обеспечения 

управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

2.3.   Подготавливать   предложения   по   обеспечению   эргономических 

условий   труда,   рационализации   рабочих   мест   работников   службы 

документационного обеспечения управления.

2.4. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели 

документов   различного   назначения   и   уровня   управления,   классификаторы 

документной информации.

2.5. Организовывать внедрение систем ведения документации.

2.6.   Принимать   меры   по   упорядочению   состава   документов   и 

информационных   показателей,   сокращению   их   количества   и   оптимизации 

документопотоков.

2.7.   Участвовать   в   отборе   документов,   передаваемых   на 

государственное   хранение,   организации   хранения   и   экспертизе   ценности 

документов.

2.8.   Принимать   участие   в   постановке   задач,   проектировании, 

эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) 

автоматизированных информационных систем и систем управления, а также 

в   разработке   новейших   информационных   технологий   (в   том   числе 

безбумажных),   базирующихся   на   применении   вычислительной   и 

микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков 

данных.

2.9. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт 

в   области   документационного   обеспечения   управления,   разрабатывать 

нормативно-методические   документы   по   вопросам   документационного 

обеспечения.


31

2.10.   Принимать   участие   в   работе   по   подбору,   расстановке   и 

повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения 

управления.

2.11. Должностные обязанности документоведа определены на основе и 

в объеме квалификационной характеристики по должности документоведа и 

могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции, 

исходя из конкретных обстоятельств.

3. Права

Документовед имеет право:

3.1.   Вносить   предложения   по   улучшению   организации 

документооборота   предприятия,   его   рационализации   с   соблюдением 

установленных стандартов.

3.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих 

подготовку   документации,   соблюдения   установленных   стандартов   и 

требований.

3.3.   Разрабатывать   и   внедрять   унифицированные   системы 

документации,   табели   документов   различного   назначения   и   уровня 

управления, классификаторы документной информации.

4. Ответственность

Документовед несет ответственность за:

4.1. Невыполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных 

заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.3.   Невыполнение   приказов,   распоряжений   директора   предприятия, 

поручений и заданий начальника отдела.


32

4.4.   Нарушение   правил   внутреннего   трудового   распорядка,   правил 

противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на 

предприятии.

Начальник отдела

К.С. Савченко

 делопроизводства  

 

Начальник ОМК 

________ И.Ю. Кольчурина

«__» ________ 20__г.

Главный юрист 

________ М.Ю. Акст

«__» ______ 20__г.

С должностной инструкцией ознакомлен: ______________________

Приложение З

Должностная инструкция секретаря ректора

Федеральное Государственное 

бюджетное образовательное 

учреждение высшего 

профессионального образования

«Сибирский государственный 

индустриальный университет»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 

УТВЕРЖДАЮ 

Ректор 

______________Е.В. Протопопов

«__» _________20__г.


33

г. Новокузнецк

секретаря ректора

1.

Общие положения

1.1.     Секретарь   ректора   относится   к   категории   технических 

исполнителей и является работником службы ДОУ.

1.2. В своей работе секретарь ректора руководствуется действующим 

законодательством   Российской   Федерации;   приказами   и   распоряжениями 

Министерства образования и науки Российской Федерации и Министерства 

спорта, туризма и молодежной политики   Российской Федерации; Уставом 

Университета;   решениями   Ученого   совета   Университета,   коллективным 

договором   Университета;   правилами   внутреннего   трудового   распорядка 

Университета;   положением   об   Аппарате   ректора,   приказами, 

распоряжениями   и   указаниями   ректора   Университета,   распоряжениями   и 

указаниями   проректоров   Университета,   настоящей   должностной 

инструкцией; иными локальными нормативными актами.

1.3. Секретарь ректора является штатным работником университета и 

относится к учебно-вспомогательному персоналу университета.

1.4.   На   должность   секретаря   ректора   принимается   лицо,   имеющее 

высшее   профессиональное   образование   и   стаж   работы   по   направлению 

профессиональной деятельности не менее 3 лет.

1.5.   Назначение на должность секретаря ректора и освобождение от 

нее производится приказом ректора университета, по представлению ректора, 

проректора. 

1.6.  Секретарь ректора  должен знать:

            -   законы   и   иные   нормативные   правовые   акты   Российской 

Федерации по вопросам образования и воспитания; 

         - приоритетные направления развития образовательной системы 

Российской Федерации; 


34

     - основные сведения о развитии образования в зарубежных странах, 

теорию и методы управления образовательными системами; 

     - локальные нормативные акты учреждения; 

     - основы гражданского, административного, трудового, бюджетного, 

хозяйственного   законодательства   в   части,   касающейся   регулирования 

деятельности образовательных учреждений и их структурных подразделений; 

          -   основы   менеджмента,   управления   персоналом,   управления 

проектами; локальные нормативные акты образовательного учреждения; 

        -   требования   к   работе   на   персональных   компьютерах,   иных 

электронно-цифровых устройствах; 

    - организацию делопроизводства; 

     - методические и нормативные материалы по вопросам выполняемой 

работы; 

       - современные средства вычислительной техники, коммуникаций, 

связи; 

     - основы трудового законодательства; 

     - Устав университета;

    - правила внутреннего трудового распорядка университета;

        -   правила   и   нормы   охраны   труда,   техники   безопасности   и 

противопожарной защиты.

1.7. Секретарь ректора подчиняется проректорам, ректору.

2. Должностные обязанности

Секретарь ректора :

2.1. Выполняет работу по обеспечению деятельности проректора.

2.2.   Обеспечивает   поддержку   взаимодействия   проректора   с 

представителями   органов   исполнительной   власти   и   руководителями 

организаций, его телефонных переговоров. 


35

2.3. Координирует график заседаний и представительств проректора на 

различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его 

полномочий.

2.4.   Обеспечивает     ректора   необходимой   информацией   для 

представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.

2.5.   В   пределах   предоставленных   полномочий   координирует   работу 

структурных   подразделений   Университета,   руководит   подчиненными 

исполнителями.

2.6.    Ведет деловую переписку с организациями.

2.7.   Получает   необходимые   сведения   для   ректора   от   структурных 

подразделений   университета,   вызывает   на   прием   работников   по   его 

поручению.

2.8. Принимает и передает телефонограммы, записывает сообщения и 

доводит их до сведения адресатов. 

2.9.   Осуществляет   работу   по   подготовке   заседаний   и   совещаний, 

проводимых проректором.

  2.10.   Ведет   делопроизводство,   принимает   корреспонденцию, 

поступающую на имя проректора, систематизирует ее и докладывает ему о 

результатах выполнения принятых решений.

2.11.  Передает документы в структурные подразделения университета 

конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и 

подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществляет контроль 

за сроками исполнения поручений. 

2.12.   Организует   прием   посетителей,   содействует   оперативному 

рассмотрению их предложений и просьб. 

2.13.     В пределах предоставленных прав представляет руководителя в 

иных организациях.

3.Права


36

Секретарь ректора имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений и иных 

специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих 

должностных обязанностей.

3.2.   Бесплатно   пользоваться   услугами   библиотеки,   вычислительных 

центров,   информационных   фондов   учебных   и   научных   подразделений 

Университета.

3.3. Требовать от администрации университета оказания содействия в 

исполнении своих должностных обязанностей.

3.4.     Участвовать   в   обсуждении   и   решении   вопросов   деятельности 

Университета.

4. Ответственность

4.1.     За   неисполнение   или   ненадлежащее   исполнение   своих 

обязанностей,   предусмотренных   настоящей   инструкцией,   трудовым 

договором   секретарь   ректора     несет   ответственность   в   пределах, 

определенных   действующим   трудовым   законодательством   Российской 

Федерации.

4.2.  За правонарушения, совершенные в период осуществления своей 

деятельности,   помощник   проректора     несет   ответственность   в   пределах, 

определенных   действующим   административным   и   гражданским 

законодательством Российской Федерации.

4.3.     За   причинение   материального   ущерба   секретарь   ректора   несет 

ответственность   в   пределах,   определенных   действующим   трудовым   и 

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Разглашение секретарем ректора персональных данных работников 

университета,   ставших   известными   в   ходе   выполнения   должностных 

обязанностей, влечет за собой гражданскую, уголовную, административную, 

дисциплинарную ответственность.


37

Начальник отдела

К.С. Савченко

 делопроизводства  

 

Начальник ОМК 

________ И.Ю. Кольчурина

«__» ________ 20__г.

Главный юрист 

________ М.Ю. Акст

«__» ______ 20__г.

С должностной инструкцией ознакомлен: _______________________

«__» _________ 20__г.