Конспекты книг, видеокурсов→ Книги / Менеджмент /

Учитесь эффективно проводить совещания

Скачать файл
Добавил: tdt11
Размер: 471.68 KB
Добавлен: 18.03.2015
Просмотров: 1141
Закачек: 15
Формат: pdf
Посмотреть документ в хорошем качестве (с картинками, формулами, таблицами)

Учитесь эффективно 

проводить совещания

Рита Джеймс, Lotus Press, 2007 год

О книге:

Во  многих  организациях 

одной из наиболее обсуж-

даемых  проблем  являет-

ся  проблема  подготовки 

и  проведения  совеща-

ний. Отсутствие должной 

подготовки  к  совещанию 

приводит  к  бесполезной 

трате  ресурсов  и  может 

стать  причиной  демоти-

вации  сотрудников,  что, 

в  свою  очередь,  отрица-

тельно  скажется  на  эф-

фективности их труда.

Совещания  проводятся 

на самых разных уровнях 

организации. 

Возмож-

но, поначалу  некоторые 

работники  присутствуют 

на  них  в  роли  простых 

участников,  однако  рано 

или  поздно  отдельные 

сотрудники  поднимаются 

вверх  по  иерархической 

лестнице и в их обязанно-

сти входит, в том числе, и 

проведение совещаний.

Именно  поэтому  в  инте-

ресах организации и всех 

ее сотрудников узнать как 

можно больше о принци-

пах эффективного прове-

дения совещаний.

Об авторе:

Рита  Джеймс  обла-

дает огромным опытом 

общения  с  людьми  в 

различных  организа-

циях. В течение многих 

лет она писала для со-

трудников 

компаний 

справочные  руковод-

ства, 

отличительной 

чертой  которых  явля-

ется динамичный стиль 

изложения.

Она  помогала  менед-

жерам  и  рядовым  со-

трудникам в наработке 

необходимых  навыков 

для повышения эффек-

тивности труда за счет 

акцентированного  раз-

вития организационной 

деятельности  и  совер-

шенствования  систем 

внутреннего  социаль-

ного общения.

За  время  своего  об-

щения  с  различными 

людьми ей удалось на-

брать достаточно мате-

риала  для  дерзкого  и 

эффективного  изложе-

ния своих концепций в 

области менеджмента.

В этом Summary:

1. Цели проведения совещаний

2. Подготовка к совещанию

3. Порядок проведения совещания

4. Важные факторы

5. Модели взаимодействия в рамках совещания

6. Участие

7. Производственные совещания

8. Совещания по принципу «мозгового штурма»

9. Выступления на совещаниях


Из этого Summary вы узнаете

В этой книге содержатся практические советы по организации и проведению совещаний раз-

личных видов, поэтому она принесет пользу не только топ-менеджерам, но и руководителям 

среднего звена. Основной акцент делается на необходимость предварительного планирова-

ния и подготовки мероприятия для того, чтобы оно прошло  максимально гладко.

Цели проведения совещаний 

В первую очередь нужно задать следующий вопрос: «Зачем мы собираемся на совещание и 

чего мы хотим добиться?» Если уверенного ответа на этот вопрос нет, совещание проводить 

не стоит.

Вот три главных цели совещаний:

1.  мозговой штурм (коллективное обсуждение проблемы с выдвижением различных мнений)

2.  распространение информации.

3.  сбор информации.

Именно эти три причины заставляют людей принимать жизненно важные решения в индиви-

дуальном порядке или коллективно. Если у вас имеется четкая цель проведения совещания, 

все заинтересованные лица должны согласиться соблюдать определенные нормы поведения 

с тем, чтобы совещание прошло должным образом.

Подготовка к совещанию

Согласно данным исследований, в среднем топ-менеджеры тратят до 23 часов в неделю на 

совещания, в то время как у руководителей среднего звена совещания отнимают 11 часов 

рабочего времени в неделю. Интересно, что и те и другие признают, что лишь 56% всех со-

вещаний оказываются плодотворными; телефонный звонок или записка могли бы снять не-

обходимость в посещении до 25% совещаний.

Таким  образом,  руководителю  необходимо  сделать  все,  чтобы  проводимые  им  совещания 

обеспечивали максимальную эффективность при минимуме задействованных ресурсов. 

Когда нет необходимости проводить совещание, 

необходимо сделать все, чтобы его не проводить. 

Грант М. Брайт

Тщательная подготовка к совещанию позволяет открыть

перед собой перспективы, которые впоследствии

мы называем удачным стечением обстоятельств. 

Энтони Роббинс


Вот ряд шагов, позволяющих  этого добиться:

1.  Необходимо оценить, нельзя ли заменить проведение совещания каким-либо иным ме-

роприятием;

2.  Определить место проведения совещания;

3.  Составить список участников и приглашенных лиц;

4.  Перечислить роли участников и ожидаемые от них действия;

5.  Определить цели и ожидаемые результаты;

6.  Определить темы обсуждения и наиболее приемлемый формат обсуждения каждой из 

них;

7.  Оценить продолжительность совещания;

8.  Каждое совещание должно нести в себе элемент обучения: почитайте книги, посмотри-

те передачи, послушайте радио и расскажите участникам о наиболее распространенных 

современных методиках в этой области или проявите творческий подход и придумайте 

собственную методику.

9.  Используйте различные инструменты или игровые элементы, чтобы превратить сове-

щание в занимательный и приносящий явную пользу процесс. Заставьте всех участни-

ков «проснуться»!

10. Тщательно пропишите повестку дня.

Порядок проведения совещания

Эффективность любого совещания можно повысить в разы, если уделить особое внимание 

трем аспектам: содержанию, форме проведения и организации процесса.

Содержание. Любое совещание должно быть посвящено ряду ключевых вопросов; ни при 

каких условиях не стоит терять из вида ту цель, ради которой вы решили собрать своих со-

трудников. Проведение каждого совещания должно быть оправданно.

Форма. Форма проведения совещания может поставить под сомнение или наоборот стиму-

лировать процесс принятия решений или рассмотрения актуальных вопросов, а также спо-

собствовать или мешать распространению подготовленной информации. При подготовке со-

вещания стоит подумать, каким образом преподнести каждый пункт повестки дня, а также 

определить, насколько глубоко вы собираетесь исследовать тот или иной пункт программы.

Процесс. Чтобы  повысить  качество  процесса,  достаточно  единовременно  обсуждать  одну 

единственную проблему, а также убедить окружающих использовать единые для всех прин-

ципы принятия решений. Стоит отметить, что этот аспект сильно зависит от двух предыдущих. 

Если уделять внимание содержанию и форме проведения совещания, можно быть уверенным, 

что проблем, касающихся собственно процесса, у вас существенно поубавится.

Три этапа проведения совещания

Информационный этап. Любое совещание должно начинаться с предоставления инфор-

мации. На этом этапе участники совещания не должны высказывать слишком очевидные мне-

ния, чтобы не вынуждать остальных к принятию конкретного решения.

Этап высказывания мнений. Затем наступает этап высказывания мнений. На этом этапе 

участникам следует проявить весь свой талант и знания. Вся имеющаяся информация и все 


или часть высказанных мнений должны быть сведены воедино с целью создания точки зрения 

или решения, которое поддерживало бы большинство участников совещания.

Этап  принятия  решений.  Третий  этап  совещания  посвящен  принятию  решений.  После 

того, как все аргументы были высказаны и выслушаны, можно принять конкретное решение 

по каждому из вопросов.

Важные факторы

Совещание должно проходить по составленному плану, а его участники должны решать пре-

имущественно конкретные проблемы. Для этого необходимо обратить внимание на следую-

щие факторы:

1.  В начале совещания неплохо огласить повестку дня и расставить приоритеты.

2.  Обсуждать все пункты повестки дня последовательно, один за другим.

3.  Обеспечить деятельное участие всех сотрудников и предоставить каждому из них пра-

во выразить свое несогласие.

4.  Вести открытый диалог и внимательно слушать выступающих.

5.  При возникновении проблемы обсуждать ее в открытом порядке и постараться прийти 

к единому мнению касательно возможного решения.

6.  Новые идеи и предложения лучше всего кратко записывать на отдельной доске или 

лекционном плакате.

7.  Позволить каждому участнику высказать свое мнение.

8.  Люди сами должны двигаться по содержанию обсуждаемого вопроса; организатор со-

вещания может лишь изредка направлять разговор в нужное русло.

9.  Регулируйте темп обсуждения: при необходимости ускоряйтесь, берите паузу или за-

медляйте процесс.

10. В вашу задачу входит сделать так, чтобы в любой момент каждый участник совещания 

знал, на каком этапе обсуждения он находится. 

11. Помочь коллективу достичь консенсуса и прийти к единому мнению.

В ходе совещания возможно проявление следующих раздражающих факторов, которые нуж-

но держать в узде и не давать им нарушить течение совещания:

•  Разногласия могут возникнуть при обсуждении давно установленного факта.

•  Мнения могут преподноситься так, как если бы речь шла о свершившемся факте.

•  Одни  сотрудники  могут  «задавливать»  остальных  реальными  или  «воображаемыми» 

знаниями.

•  Некоторые люди могут настаивать на принятии их предложения до того, как остальные 

оценят его со всех сторон.

•  Отдельные сотрудники могут впадать в ярость в отсутствии на то явных причин или 

пытаться сыграть на эмоциях окружающих.

В момент столкновения людей и горных вершин

свершаются великие поступки. 

Толкаясь на улицах, много не добьешься. 

Уильям Блейк


•  Вместо того чтобы заниматься решением проблем, дискуссия может перейти на лич-

ности с проявлением агрессии или нападок.

•  При подведении итогов мнение одного человека может ставиться выше мнения всех 

остальных.

•  Некоторые  люди  могут  требовать  предоставления  или  сами  предоставлять  гораздо 

больше информации, чем требуется по ситуации.

•  Некоторых участников могут попросить выполнять функции, которые изначально (пе-

ред совещанием) не были закреплены за ними.

•  Возможны закулисные интриги, договоренности, подковерная борьба.

•  Возможно придумывание фактов и «притягивание за уши» обстоятельств.

Модели взаимодействия в рамках совещания

Чаще всего встречаются две формы взаимодействия. Эффективность каждой из них будет 

зависеть от того, на каком этапе находится в данный момент ваше совещание. 

Модель «звезда». В этой модели мы наблюдаем жестко структурированные связи между 

председателем и участниками совещания. Участники не общаются друг с другом напрямую, 

для передачи информации они используют председателя: любые замечания адресуются ему, 

все ответы поступают от него.

Задача модели «звезда» заключается в том, чтобы усвоить как можно больше информации 

или имеющихся мнений, не вступая в жесткие дискуссии. Каждый выступает в порядке оче-

редности (по кругу), а те, кто хотел бы что-то добавить, привлекает внимание председателя 

(скажем, поднятием руки).

Модель «паутина». В этой модели общение между участниками протекает более свободно 

и в менее структурированной форме, чем в модели «звезда». Участники общаются напрямую 

друг с другом и председателем, в задачу которого входит разве что не допустить превраще-

ния совещания в гвалт.

Цель подобной формы общения – повлиять на других участников совещания и обеспечить 

максимальное использование творческих способностей. Мнения формируются в виде выска-

занных вслух мыслей в ходе конструктивного диалога. Каждый участник имеет право вступить 

в разговор в любой момент и может не ограничивать свой мыслительный процесс моментом, 

когда «наступит его очередь».

Мы сводим воедино лучших мыслителей, 

превращая совещания топ-менеджеров в интеллектуальные оргии.

Джек Велч


Участие

Лучшими  координаторами  считаются  люди,  которые  способны  элегантно  продвигаться  по 

повестке дня таким образом, чтобы участники даже не заметили, что их мягко ведут за руку. 

Ниже приводится ряд советов для тех, кто хочет попробовать себя в роли координатора со-

вещаний:

•  Будьте образцом честности и целостности.

•  Используйте план совещания, но не делайте прямых отсылок к нему.

•  Дайте каждому возможность высказаться, а если кто-то отказывается принимать уча-

стие в обсуждении, предложите ему слово.

•  Выделите каждой группе определенное время на изложение своих мыслей – допустим, 

две минуты.

•  Напоминайте участникам об их собственных словах или предпочтениях, высказанных в 

начале или в рамках предыдущих совещаний.

•  Указывайте на противоречия в словах участников, для чего попросите их устранить эти 

противоречия.

•  Следите за языком тела и жестами для выявления невербального несогласия, конфлик-

тов, злости или иных эмоций, свидетельствующих о неприятии человеком протекающе-

го процесса.

•  Позволяйте людям завершить изложение начатой мысли.

•  Задавайте  сопутствующие  вопросы,  чтобы  показать  человеку,  что  его  точка  зрения 

услышана, и помочь ему завершить свою мысль.

•  Если человек начинает уходить от темы обсуждения, признайте, что в его словах есть 

здравое зерно, и вам хотелось бы услышать, как он рассчитывает использовать свои 

соображения применительно к обсуждаемому вопросу.

Производственные совещания

Наиболее  эффективным  способом  донесения  информации  до  своих  сотрудников  является 

проведение  производственного  совещания.  Ниже  приводится  ряд  советов  по  эффективной 

организации такого совещания.

•  Назначьте координатора совещания.

•  Определите единую цель и составьте перечь подлежащих обсуждению вопросов, кото-

рые будут включены в повестку дня.

•  Определитесь со временем начала и конца совещания.

•  Заранее предупредите сотрудников об их обязанностях в ходе совещания.

•  Поощряйте участие людей, но не позволяйте никому из них доминировать.

Наиболее успешные компании давно вывели формулу успеха –

нужно относиться к клиентам, как к гостям, 

а к сотрудникам, как к людям. 

Томас Дж. Питерс


•  Если  для  отдельных  вопросов  или  проектов  требуется  обширное  планирование  или 

обсуждение, назначьте дату следующего совещания с участием только заинтересован-

ного персонала, вместо обсуждения этих вопросов всем коллективом.

•  Как правило, производственные совещания не должны длиться больше одного часа.

•  Выделите членам рабочих групп одну минуту на представление отчета о достижениях 

по отведенным им направлениям деятельности.

•  Пригласите специалиста извне, который коротко (в течении 10 минут) расскажет о 

новых методиках, технологиях или навыках, которые могут пригодиться вашему кол-

лективу.

•  Дайте каждому члену группы минуту на описание сложностей, которые мешают про-

движению проекта, позвольте каждому высказать варианты решения проблемы.

Совещания по принципу «мозгового штурма»

Мозговой  штурм  можно  проводить  индивидуально  или  группой.  При  групповом  мозговом 

штурме участникам предлагается делиться своими идеями друг с другом по мере их возник-

новения.

Ключом к успешному мозговому штурму является непрерывность процесса мышления. Не-

смотря на то, что основной целью мозгового штурма считается генерирование идей, есть у 

него и ряд дополнительных преимуществ:

•  повышается инициативность людей, которая может перенестись на последующие дей-

ствия, поскольку участников поощряют к непрерывной генерации идей и постоянному 

проявлению инициативы;

•  развивается креативность мышления: участники учатся подходить к решению проблем 

творчески, использовать ассоциации для генерации идей, которые могут найти приме-

нение и по окончании совещания;

•  повышается  моральный  дух:  участники  работают  сообща  над  поиском  решения  про-

блемы, и каждый участник осознает свою важность;

•  участники обычно с удовольствием воспринимают интерактивную и креативную ат-

мосферу.

Если хотите найти нестандартное решение, 

нужно перебрать массу предложенных вариантов. 

Линус Паулинг


Выступления на совещаниях

Приведенные ниже советы помогут поднять качество вашего выступления на совещании.

•  Прийти лучше заранее, чтобы встретить всех остальных участников и настроиться на 

выступление.

•  Перед началом выступления обязательно проверьте исправность всего оборудования, 

которое вам понадобится.

•  Вначале обязательно представьтесь сами, озвучьте тему выступления, и коротко объ-

ясните, каким образом будет протекать мероприятие.

•  Немаловажным фактором является ваша внешность (одежда и прическа), качество раз-

даваемых материалов и визуальная часть выступления.

•  Быстро приступайте к теме и придерживайтесь временных рамок.

•  На один слайд не должно уходить больше двух минут.

•  На одном слайде должно быть всего несколько слов или одна картинка.

•  Проявляйте энтузиазм и не забывайте улыбаться – это поможет справиться со стрес-

сом, если таковой возникнет.

•  Не забывайте поддерживать зрительный контакт с аудиторией.

•  Раздавайте печатные материалы непосредственно перед тем, как будете их использо-

вать в ходе выступления.

•  Говорите максимально громко и четко, чтобы вас слышали во всех уголках комнаты.

•  Не давайте людям сидеть в темноте. В то время, пока вы говорите, внимание должно 

быть приковано к вам.

•  Забудьте расхожий совет, будто любое выступление надо начинать с шутки.

•  Заранее поставьте аудиторию в известность о том, будете ли вы отвечать на поступаю-

щие вопросы.

•  Решайте неожиданные неприятности с техникой, сработавшей сигнализацией или не-

жданными гостями тактично и остроумно.

•  По  окончании  выступления  не  забудьте  поблагодарить  слушателей  за  потраченное 

время.

Сюжет помогает усвоить информацию и

позволяет автору и аудитории отслеживать ход выступления. 

Дейв Кери